Mahnung erhalten: Was Sie jetzt tun sollten

Eine Mahnung im Briefkasten löst bei vielen Menschen zunächst Unbehagen aus. Hilfreich ist es, den Brief nüchtern als das zu betrachten, was er ist: eine Zahlungsaufforderung, die auf einer Forderung beruht, die entweder berechtigt oder nicht berechtigt sein kann. Dieser Beitrag beschreibt allgemein und für Deutschland, wie Mahnverfahren üblicherweise ablaufen, worauf Sie achten können und an welchen Stellen Fristen eine Rolle spielen. In Österreich und der Schweiz gelten abweichende Regeln und Verfahrensbezeichnungen; die folgenden Ausführungen lassen sich dort nicht übertragen.

Was eine Mahnung überhaupt ist

Eine Mahnung ist die Aufforderung eines Gläubigers, eine offene Zahlung zu leisten. Sie ist zunächst ein außergerichtliches Schreiben und kein Urteil, kein Vollstreckungstitel und keine behördliche Anordnung. Das bedeutet nicht, dass eine Mahnung unwichtig wäre – sie kann der erste Schritt einer Kette sein, an deren Ende gerichtliche Schritte stehen. Es bedeutet aber, dass Sie an dieser Stelle noch Spielraum haben, den Sachverhalt zu klären.

Die verbreitete Vorstellung, es brauche immer drei Mahnungen, bevor etwas passieren kann, ist ein Irrtum. Wie viele Mahnungen ein Unternehmen verschickt, ist eine Frage der internen Praxis, nicht eine gesetzliche Mindestanzahl. Manche Gläubiger mahnen mehrfach, andere geben eine Forderung bereits nach einer Erinnerung an ein Inkassounternehmen ab.

Die üblichen Mahnstufen

In der Praxis begegnen Ihnen meist folgende Stufen, auch wenn die Bezeichnungen je nach Unternehmen variieren:

• Zahlungserinnerung: ein freundlich formulierter Hinweis, dass eine Rechnung offen ist. Oft ohne zusätzliche Kosten.
• Erste und zweite Mahnung: deutlichere Aufforderung mit neuer Zahlungsfrist. Hier können Verzugszinsen und Mahnkosten hinzukommen.
• Letzte Mahnung beziehungsweise Ankündigung weiterer Schritte: Hinweis darauf, dass die Forderung an ein Inkassounternehmen abgegeben oder gerichtlich geltend gemacht werden kann.
• Inkassoschreiben: ein Dienstleister übernimmt die Einziehung. Die Forderung selbst bleibt dieselbe, es können jedoch weitere Kosten geltend gemacht werden.
• Gerichtliches Mahnverfahren: der Gläubiger beantragt bei Gericht einen Mahnbescheid.

Schritt eins: die Forderung prüfen

Bevor Sie zahlen oder widersprechen, verschaffen Sie sich Klarheit über die Forderung selbst. Nützliche Fragen sind: Wer ist der ursprüngliche Gläubiger? Auf welchen Vertrag oder welche Bestellung bezieht sich die Forderung? Wurde die Leistung tatsächlich erbracht? Stimmt der Betrag mit dem überein, was Sie vereinbart haben? Gab es eine Rücksendung, eine Kündigung, eine Stornierung oder eine Teilzahlung, die nicht berücksichtigt wurde?

Achten Sie außerdem auf die Zusammensetzung des Betrags. Häufig setzt sich eine Mahnsumme aus der Hauptforderung, Verzugszinsen, Mahnkosten und gegebenenfalls Inkassokosten zusammen. Wenn diese Positionen nicht nachvollziehbar aufgeschlüsselt sind, können Sie eine Aufschlüsselung verlangen. Bei Schreiben von Inkassounternehmen bestehen zudem gesetzliche Informationspflichten; die Verbraucherzentralen erklären auf verbraucherzentrale.de ausführlich, welche Angaben ein solches Schreiben enthalten muss.

Skeptisch sollten Sie bei Schreiben sein, die Sie keinem Vertrag zuordnen können, bei denen Absenderangaben fehlen oder die mit ungewöhnlich kurzen Fristen und drastischen Formulierungen arbeiten. Zahlen Sie in Zweifelsfällen nicht vorschnell, nur um Ruhe zu haben – eine Zahlung kann als Anerkenntnis verstanden werden.

Schritt zwei: Fristen ernst nehmen

Fristen sind der Punkt, an dem aus einer unangenehmen Situation eine teure werden kann. Notieren Sie sich das Datum des Schreibens, die genannte Zahlungsfrist und den Tag, an dem Sie das Schreiben erhalten haben. Wenn Sie eine Frist nicht einhalten können, ist es in aller Regel besser, sich vor Ablauf zu melden, als das Schreiben unbeantwortet zu lassen.

Bewahren Sie sämtliche Korrespondenz auf und dokumentieren Sie Telefonate mit Datum, Uhrzeit und Gesprächspartner. Wichtige Erklärungen – etwa ein Widerspruch gegen die Forderung – sollten Sie schriftlich und nachweisbar übermitteln.

Der gerichtliche Mahnbescheid und die Widerspruchsfrist

Ein gerichtlicher Mahnbescheid unterscheidet sich deutlich von einer kaufmännischen Mahnung. Er kommt in einem gelben Umschlag und wird förmlich zugestellt. Das Gericht prüft dabei nicht, ob die Forderung berechtigt ist – es setzt das Verfahren lediglich formal in Gang.

Ab Zustellung läuft eine Frist von zwei Wochen, innerhalb derer Sie Widerspruch einlegen können. Dafür liegt dem Bescheid ein Formular bei. Ein verspäteter Widerspruch wird noch berücksichtigt, solange kein Vollstreckungsbescheid erlassen ist. Gegen einen Vollstreckungsbescheid ist innerhalb von zwei Wochen ab Zustellung Einspruch möglich. Legen Sie fristgerecht Widerspruch ein, wird die Sache nicht automatisch beendet, aber der Gläubiger muss sie gegebenenfalls in einem regulären Gerichtsverfahren weiterverfolgen, in dem die Berechtigung geprüft wird.

Reagieren Sie nicht, kann der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Gegen diesen ist ebenfalls ein Rechtsbehelf möglich, allerdings wieder nur innerhalb einer kurzen Frist. Aus einem Vollstreckungsbescheid kann vollstreckt werden, und Titel wirken über viele Jahre. Genau deshalb ist die Frist beim Mahnbescheid der wichtigste Termin im gesamten Ablauf. Wenn Sie unsicher sind, ob und wie Sie widersprechen sollten, holen Sie rechtzeitig Rat ein, statt die Frist verstreichen zu lassen.

Schritt drei: Kontakt zum Gläubiger aufnehmen

Ist die Forderung berechtigt, Sie können aber nicht in voller Höhe zahlen, ist der direkte Kontakt zum Gläubiger meist sinnvoller als Schweigen. Viele Unternehmen sind grundsätzlich gesprächsbereit, wenn eine Zahlung realistisch in Aussicht steht. Hilfreich ist ein sachlicher Vorschlag, der zu Ihrem Haushalt passt: Welche Rate können Sie dauerhaft leisten, ohne dass die nächste Zahlung wieder ausfällt?

Ein Anspruch auf eine Ratenzahlung oder auf einen Nachlass besteht nicht; ob ein Gläubiger zustimmt, ist seine Entscheidung. Halten Sie eine Zusage immer schriftlich fest und prüfen Sie, welche Folgen vereinbart sind, wenn eine Rate ausfällt.

Wenn mehrere Forderungen zusammenkommen

Bei einer einzelnen Mahnung reicht oft eine Klärung mit dem Gläubiger. Kommen mehrere Forderungen zusammen, lohnt sich ein Gesamtüberblick: alle Gläubiger, Beträge, Fristen und laufenden Verpflichtungen an einer Stelle. Erst dieser Überblick zeigt, ob eine Ratenlösung tragfähig ist oder ob ein anderer Weg sinnvoller wäre.

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